64 市役所内での個人情報書類の取り扱いついて

　市役所にて児童手当の申請を行うにあたり、適切な申請を行ったにも関わらず個人情報書類が管理されておらず、申請未実施・書類の再提出を求められました。職員の方々に個人情報書類の取り扱いについて厳重な注意喚起をお願いいたします。
　(なお、書類については提出済であることを強くお伝えした結果、市役所内にて発見されたために再提出はしておりません)
　また、申請未実施扱いによって本来受けられるはずであった育児給付金についても入金されておらず、それらの処理についてもこちらから質問するまでどのように対処するかなどの説明がなく、“こちらから質問しなければなぁなぁで済ませる(給付しない)つもりだったのではないか”という疑念もあります。
　結局、未入金分については本来の入金月とは異なる月に特例的に入金していただけることになりましたが…｢何故この児童への児童手当は他の児童と異なる月に入金されているのか｣などの記録を残すかは市役所・担当部署での業務によると思いますが、とにかく職員の方の要らぬ業務負担が発生することとなってしまいました。
　これらはすべて受領した書類の管理・申請が適切に済んでいれば発生しえなかったトラブルです。どうぞ担当部署だけでなく、全職員の方々に注意喚起をお願いいたします。
　なお、下記に詳細経緯を記しますので、ご確認をお願いいたします。頭の番号が発生事項、[]内の日付が発生日時、その後ろが詳細となっています。
　（1）[8/1]7/○○に出生した息子の児童手当の請求、こども医療費受給資格登録申請を行う。※書類不揃いにつき仮受付状態。
　（2）[8/16]（1）時点で不揃いであった書類を提出。※申請者控えに【8/16_済】の印あり。
　（3）[11/1]市役所より未提出書類の提出を求める封筒を受け取り。不備書類は（2）で提出した、【預金通帳の情報】。
　（4）[11/1]8/16時点で提出済みであることを電話にて連絡。その場では書類がすぐに見つからず、折り返し連絡の手筈。
　（5）[11/5]再連絡。書類は見つかったため、提出は不要と連絡を受ける。
　（6）[11/5]10月15日に入金されるはずの児童手当について、｢遡っての受給は不可｣とあるが、(7月生まれのため)8,9月の2か月分の手当はどうなるのか質問。特例的に8,9月分だけは12月に入金すると連絡を受ける。(ただし12月の何日に入金されるかは未定)
　書類は通帳の口座情報のコピーであり、仮に本当に紛失されたとしても甚大な被害は出なかったかもしれません。
　しかし｢被害の出るような書類ではなくてよかった」で済ませるのではなく、市民の個人情報を取り扱っており、あわや被害が出る可能性もあったということを認識していただきたく、長くなってしまいましたがこのようなメールを送ることとなりました。
　こちらも生活・個人情報に関わることなので少し厳しいかと思う程度に「市長へのメール」として筆を執りましたが、それはそれとして職員の方々には手続きや申請について丁寧に説明をしていただき、非常にありがたく感じています。今後とも子供の関係でお世話になることが多くあるかと思いますが、これからもよろしくお願いいたします。

　頂きました「市長へのメール」に、お答えいたします。

　この度は、児童手当の支給遅延など御迷惑をおかけいたしまして大変申し訳ございませんでした。また、手当の支給に関する案内が十分にできず、支給の可否や支給時期について御心配をおかけしたことにつきましても重ねてお詫び申し上げます。
　今回の件につきましては、令和元年8月16日に窓口にてお持ちいただいた書類を確認した際に、こども医療費の処理のみを行い、児童手当の処理が漏れてしまったことが原因で発生いたしました。
　今後につきましては、○○様に御指摘いただきましたことを踏まえ、書類の管理方法を改善するとともに、処理漏れがないよう確認体制を強化することにより再発の防止に努めてまいります。また、個人情報の管理も徹底してまいります。
　なお、手当月額等の記載された「児童手当・特例給付認定通知書」は令和元年11月29日（金曜日）に発送予定であり、遅れております令和元年8、9月分の手当の支給につきましては令和元年12月13日（金曜日）に御登録口座に振り込みますので、ご了承いただきますようお願いいたします。
　今回の件につきましては、全職員に対し情報共有を図り、注意喚起を行ってまいりますので、ご理解をいただきたいと存じます。