住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度
更新日：2023年7月26日
制度の概要
この制度は、事前登録した者に係る住民票の写しや戸籍謄本などを本人の代理人や第三者（国及び地方公共団体等を除く。）に交付したとき、事前に登録した人に対してその交付した事実を通知することにより、住民票などの不正請求や不正取得を防止するために、平成22年6月1日から実施しています。
※登録期間について、平成25年6月1日から要綱を改正し、登録日から3年間としていた登録期限がなくなりました。これにより、再登録手続きは不要となり、登録の廃止の申出などがない限り、登録は継続されます。
事前登録
この制度の利用には事前の登録が必要です。
登録を希望されるかたは、下記の窓口で手続きをしてください。
【申請窓口】（クリックすると周辺地図等を表示します。）
- 本庁市民課
- 大里行政センター市民福祉係（電話0493-39-4812）
- 妻沼行政センター市民係 （電話048-588-9983）
- 江南行政センター市民福祉係（電話048-536-1521）
さくらめいと出張所（電話048-594-8135）
※熊谷駅連絡所・籠原駅連絡所では申請できません。
事前登録対象者
- 本市の住民基本台帳又は戸籍の附票に記録されている人
- 本市の戸籍に記載されている人
事前登録に必要なもの
本人通知制度事前登録申込書
（上記をクリックすると申請書ダウンロードコーナーに移り、申込書を印刷することができます。）
郵送による登録手続きについて
郵送による登録手続きをすることができます。
【郵送による登録手続きに必要なもの】
以下のものを郵送でお送りください。
本人通知制度事前登録申込書
【送付先】
郵便番号360-8601
埼玉県熊谷市宮町二丁目47番地1
熊谷市役所 市民課 本人通知制度担当あて
電子申請による登録手続きについて
マイナンバーカードをお持ちかたは、署名用電子証明書を利用して、電子申請することもできます。
以下のサイトから申請してください。
本人通知の対象となる証明書
事前登録した人に係る下記の証明書
- 住民票（除票を含む。戸籍の記載があるもの。）の写し
- 住民票記載事項証明書（除票に記載された事項に係る証明書を含む。戸籍の記載があるもの。）
- 戸籍（除籍を含む。）の謄本又は抄本
- 戸籍（除籍を含む。）全部事項証明又は個人事項証明
- 戸籍（除籍を含む。）に記載された事項に関する証明書（戸籍届書に係る証明書を除く。）
- 戸籍の附票（除票を含む。）の写し
通知の対象となるのは下記のとおりです。
1.住民票の証明の場合
- 本人又は同一世帯の方以外のかたから請求があり交付した場合
- 本人又は同一世帯の方の委任を受けた代理人から請求があり交付した場合
2.戸籍の証明の場合
- 本人、配偶者又は直系尊属・直系卑属の方以外のかたから請求があり交付した場合
- 本人、配偶者又は直系尊属・直系卑属の方の委任を受けた代理人から請求があり交付した場合
※1の場合も2の場合も、国および地方公共団体の機関等から請求があり、交付した場合等を除きます。
交付事実の通知
事前登録された人の住民票の写し等を交付した場合、通知書により下記の事項を通知します。
- 住民票の写し等の交付年月日
- 住民票の写し等の種別および通数
- 交付請求者の種別
登録内容の変更・廃止の届出
登録申込書に記載した内容に変更があった場合や登録を廃止したい場合などは、必ず熊谷市本人通知制度事前登録(変更・廃止)届出書(様式3号)をご提出してください。
本人通知制度についてよくある質問
（Q1）本人通知制度とはどういう制度ですか。
本籍・筆頭者を記載した住民票の写しや戸籍謄本・戸籍の附票などを本人の代理人や第三者に交付したとき、事前に登録した本人に対してその交付した事実を通知する制度で、平成22年6月1日から実施しています。
（Q2）どういう趣旨で本人通知制度が始まりましたか。
住民票等が不正に取得される事件が起こったことなどから、その対策として導入されました。
この制度により、住民票や戸籍の証明書が第三者に交付された事実を本人が早期に知ることができ、これにより虚偽や成りすましによる不正請求・取得を抑止・防止するための環境づくりにつなげることを目的としています。
（Q3）本人通知制度により通知される場合は、どういうときですか。
以下の（1）から（3）のうち、（2）、（3）にあたる人から請求があった場合、通知の対象となります。（1）は通知対象外です。
なお、住民票の写しは、本籍が記載された場合に限ります。
（1）「本人など」に該当する場合は、以下のとおりです。
・住民票の写し・住民票記載事項証明書 …本人・同一世帯員
・戸籍謄・抄本（全部事項証明・個人事項証明）、戸籍の附票の写し、戸籍記載事項証明…本人・同一戸籍に記載されている人、配偶者、直系尊属・卑属
（2）「本人などの代理人」は、上記（1）の「本人など」から代理権を明らかに（代理人選任届、委任状を持参）された人をいいます。
（3）「第三者」とは、上記（1）（2）以外の（個人・法人・八士業）をいいます。
※八士業とは、弁護士・司法書士・土地家屋調査士・税理士・社会保険労務士・弁理士・行政書士・海事代理士
（Q4）住民票の写し、戸籍謄本等を本人以外に交付しないようにすることはできますか。交付する前に電話で連絡できないですか。
原則、住民票の写し・戸籍謄本等の交付を停止することはできません。
正当な理由・疎明資料・請求者の本人確認書類がある第三者からの請求に対して交付を拒否することができないためです。
同様の理由で、第三者から窓口に請求があったときに、本人に電話連絡をすることはできません。
（Q5）第三者請求で通知対象とならない場合はありますか。
裁判・訴訟・紛争処理手続きなどの代理業務のための請求、国・地方公共団体機関からの請求の場合などは通知対象となりません。
（Q6）本人通知にはどのようなことが記載されますか。
記載される内容は以下のとおりです。
・交付した年月日
・交付した証明の種類と通数
・交付した第三者の区分（本人等の代理人・本人等以外の者）
上記以外の請求内容の詳細を知る場合は、個人情報の保護に関する法律第76条の規定に基づく自己情報開示請求を行う必要があります。
（Q7）本人通知制度に事前登録後、住所や本籍が変わった場合はどうすればよいですか。
氏名・住所・本籍・その他事前登録をした内容に変更があり、変更後も熊谷市内にある場合は、熊谷市本人通知制度事前登録（変更・廃止）届出書（様式3号）を提出してください。市外に住所・本籍が変更される場合は、住所地・本籍地の市区役所・町村役場等にお問合せください。